Ratkaisumme Senaatti-kiinteistössä

Vuonna 2015 sähköinen TimeWorks® neuvotteluhuoneiden tilavarausjärjestelmä otettiin ensin Senaatin omaan käyttöön. Kun Senaatti-kiinteistöjen asiakkaat kiinnostuivat tilavarausratkaisusta, käyttöä laajennettiin. Tällä hetkellä järjestelmä on käytössä valtakunnallisesti kaikissa Senaatin yhteiskäyttöisissä kokouskeskuksissa. Järjestelmässä on useita satoja varattavia tiloja ja vuositasolla varauksia tehdään n. 170 000 kappaletta (v. 2019).

Tilavarausjärjestelmä on selaimella käytettävä sovellus, jossa käyttäjä voi varata yhdellä varauksella tilan, ilmoittaa vieraat aulapalveluun ja tilata kokoustarjoilut kiinteistön ravintolapalvelulta. Senaatti-kiinteistöjen tilavarausjärjestelmään on useimmissa kiinteistöissä integroitu liitäntä kolmannen osapuolen ovenpieli- ja koontinäyttöihin, jotka näyttävät reaaliaikaisesti tilojen varaustietoja.

Joissakin järjestelmää käyttävissä kiinteistöissä on käytössä myös yhteistyökumppanimme Systam Oy:n virtuaaliaulapalvelu, jolloin vieras saapuessaan voi ilmoittautua aulassa olevan automaatin avulla ja tulostaa itselleen vierailijakortin. Vierailijatiedot virtuaaliaulapalveluun tuodaan tilavarausjärjestelmästä.

Kiinteistöissä, jotka eivät käytä virtuaalipalvelua, kiinteistön aulapalvelu saa tiedon saapuvista vieraista suoraan tilavarausjärjestelmästä ja pystyy tulostamaan vierailijalle vierailijakortin.

Tilavarausjärjestelmän hyödyt

Tilojen tehokkaampi käyttö

Tilavarausjärjestelmän mahdollistama yhteiskäyttöisyys on tehostanut tilojen käyttöä, jolloin ylläpidettäviä tiloja tarvitaan vähemmän. Oheisessa linkissä Senaatti-kiinteistön julkaisema artikkeli koskien toimittamaamme tilavarausjärjestelmää.
https://www.senaatti.fi/tyoymparisto/inspiraatio/artikkeli/tilavarausjarjestelma-helpottaa-arkea/

Varaaminen helpottuu

Käyttäjät ovat antaneet positiivista palautetta siitä, että ovat voineet varata samalla järjestelmällä neuvottelutilan sekä kokoustarjoilut. Aikaisemmin varauksen tekemiseen ja tarjoiluiden tilaamiseen meni enemmän aikaa, kun niitä hallinnoitiin eri paikoissa.

Vierailijakokemus ja kiinteistön turvallisuus paranee

Kiinteistön turvallisuus sekä kiinteistössä käyvien vierailijoiden vierailukokemus paranee, kun kiinteistöön saapuvat vierailijat ja heidän vierailunsa kesto sekä isäntä/emäntä ovat aulapalvelun tiedossa.

Yleinen yritysesittely Senaatti-kiinteistöt

Senaatti-kiinteistöt on valtiohallinnon työympäristökumppani ja toimitila-asiantuntija. Senaatti on uusien työnteon tapojen ja työympäristöjen suunnannäyttäjä. Keskitetyt ratkaisut auttavat asiakkaita tehostamaan toimintaansa ja säästämään toimitilakustannuksissa. Senaatin monialaiset ammattilaiset huolehtivat valtion kiinteistövarallisuudesta ja sen tehokkaasta käytöstä. Senaatin vastuulla on myös valtion käytöstä poistuneiden kiinteistöjen myynti ja kehittäminen. Vastuullisuus on keskeinen osa Senaatin kaikkea toimintaa.